Licht in die Blackbox IT
Ein Unternehmen, das floriert. In 64 Ländern weltweit aktiv, mit immer neuen Werken und Standorten, über 5000 Produkten und mehr als 60.000 Mitarbeitern. B. Braun, führender Hersteller von Medizintechnik, ist 2014 im Aufbruch. Die Umsatzentwicklung weist steil nach oben, das Management hat sich ambitionierte Ziele gesetzt, die nur mit einer schlagkräftigen Organisation zu erreichen sind. Doch auch mit der bestehenden IT? Kann die bisherige Aufstellung der IT mit dem anhaltenden Wachstum nicht Schritt halten? Zu viele Wünsche an Usability und Unterstützung, die unerfüllt bleiben, zu ineffiziente interne Prozesse. „Für viele war die Abteilung eine echte Blackbox“, erzählt Linda Söderberg, Head of IT Strategy & Development. „Kaum jemand wusste, wer wofür verantwortlich ist – und die Kollegen innerhalb der Teams litten darunter, dass sie oft parallel ganz unterschiedliche Bälle in der Luft halten mussten.“
Linda Söderberg, Head of IT Strategy & Development
Treiber statt Getriebener
Die IT ganz nach draußen verlagern? Bei B.BRAUN keine Option. Binnen nur sechs Monaten soll die deutsche IT-Organisation, 250 Mitarbeiter an drei Standorten, sich komplett neu aufstellen. Aus eigener Kraft, unter dem Dach des Projekts „Move IT“, das Linda Söderberg im Auftrag des CIO steuerte. Das Ziel: Neue Strukturen zu etablieren, in denen sich die immer komplexeren Technologien, die immer kürzeren Innovationszyklen leichter bewältigen lassen. Damit die IT zum Treiber wird, statt Getriebener zu bleiben – und dabei die Balance zwischen Stabilität und Innovation halten kann. Was das konkret heißt? Das Management setzt auf das Know-how im Unternehmen selbst, um die Antwort zu entwickeln, unterstützt von Christian Underwood und seinem Team.
Projektarbeit und Kommunikation entkoppeln
„Wir haben interne Kunden befragt und die Prozesse quer durchs ganze Unternehmen in den Blick genommen“, erklärt Linda Söderberg. „So war schnell klar, dass man nicht allein mit dem Finger auf die IT zeigen kann, sondern auch die Beteiligten im Business ihre Hausaufgaben machen müssen.“ Im kollaborativen Austausch entsteht die neue, konsequent prozessorientierte IT-Organisation: Die Verantwortlichkeiten für laufenden Betrieb und Projektarbeit werden darin sauber getrennt, außerdem soll künftig ein Account Management als erster Ansprechpartner für alle Fragen fungieren. Das zentrale Projekt-Office von Frau Söderberg übernimmt dabei die zentrale Steuerung – und entscheidet sich dafür, die Projektarbeit und die Change Kommunikation zu „Move IT“ zu entkoppeln. „Es hat keinen Sinn, die Mitarbeiter in solchen Situationen jeden Tag mit einem neuen Arbeitsstand zu konfrontieren“, erklärt Christian Underwood. „Wichtiger ist es, das große Ganze verständlich zu vermitteln – mit eindeutigen Begrifflichkeiten und einer klaren Dramaturgie. Dabei ist es aber wichtig keine Luftschlösser zu bauen und auch die organisatorischen Veränderungen eng zu begleiten.“
Befreit aus dem Zwang zum Multitasking
Zum Start die erste IT-Mitarbeiterveranstaltung in 175 Unternehmensgeschichte und eine abgestimmte Organisations-, Change- und Kommunikationsberatung und Umsetzung. Führungskräfte-Workshops zur Erarbeitung von Struktur & Prozessen, dem konkreten Staffing und der Transition. Dabei stets, eng abgestimmt mit der Mitbestimmung, vor allem zum Empowerment der Mitarbeiter. Mit viel Präsenz und unbedingter Ehrlichkeit gelingt es, „Move IT“ sich Schritt für Schritt als Projekt zu etablieren, hinter dem alle wichtigen Stakeholder und Beteiligte stehen. „Wir konnten glaubwürdig argumentieren, dass die Neuaufstellung nicht allein den Sparten nutzt, sondern die IT-Mitarbeiter aus dem permanenten Multitasking-Zwang befreit“, erklärt Söderberg. Als das interne User Portal online geht, auf dem die IT ihre Leistungen neu präsentiert, ist der Stolz der Mannschaft groß. Wie geplant glückt die Neuaufstellung binnen sechs Monaten. Jetzt scheint das Licht in der einstigen Blackbox, die deutsche Organisation wird zum Impulsgeber für weitere IT-Veränderungen weltweit.
Nachjustieren bleibt Alltag
„Mit ‚Move IT‘ haben wir die Führungskultur auf eine neue Stufe gehoben“, so Linda Söderberg. „Viele Erfolgsprinzipien für agiles Arbeiten und ein vertrauensvolles Miteinander in Projekten haben sich seitdem bewährt.“ Zumal Veränderungskompetenz nach wie vor gefragt ist: Der Konzern wächst weiter, weltweit. Permanentes Nachjustieren, meint Linda Söderberg, sich immer wieder neu zu hinterfragen, bleibt dabei wichtiger Teil des Alltags.